Bibliotheksverwaltungsprogramme benötigen für die Katalogisierung eine Systematik. BVS hat die Möglichkeit, bibliothekarische Standardsystematiken, selbst entwickelte "eigene Systematiken" und sogenannte Klartextsystematiken ("leserorientierter Standort") zu verwenden.
Die EDV-Erfassung der beiden Bestände nimmt darauf Rücksicht, dass der historische Bestand bereits eine eigene Systematik aufweist und sich in seiner Zusammensetzung und Anzahl nicht mehr ändern wird.
Bei einem historischen Bestand sollte die Originalsystematik verwendet werden. Deshalb wurde die im alten Kartenkatalog verwendete Systematik anhand der Gliederungskarten für die EDV-Erfassung und Aufstellung des Bestandes rekonstruiert. Sie wurde als "eigene Systematik" im ausgewählten Bibliotheksverwaltungsprogramm implementiert. Sie steht im Onlinekatalog als spezielle Rechercheliste zur Verfügung. Diese Rekonstruktion leitet die Regalaufstellung, vgl. dazu die Übersicht (#noch nicht fertig).
Der Thematische Katalog ist sehr differenziert wurde anhand der Gliederungskarten rekonstruiert. Um diese bei der EDV-Erfassung nutzen zu können, wurde aus den Begriffen eine Schlagwortliste generiert. So kann die alte Gliederung indirekt bei der Recherche genutzt werden.
Die beiden Aufstellungen können eingesehen werden unter Die Karten-Kataloge.
Da dieser Bestand nicht mit der Systematik der Aachener Bergschulbibliothek erfasst werden kann, muss eine passende Systematik ausgewählt werden. Diese muss die Eigenschaften dieses Bestandes berücksichtigen:
Vorhandene Systematiken zu Bergbauthemen sind entweder zu differenziert oder ihnen fehlt der lokalhistorische Bezug. Deshalb wird eine "eigene Systematik" als sogenannte Klartextsystematik entwickelt. Diese entsteht "pragmatisch am Regal" durch sich nach und nach bildende Themenblöcke.
Um die bis dahin anfallenden Katalogisate speichern zu können, werden sie alle mit gleicher Notation BB für Bergbau erfasst.