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1. der Historischen Bibliothek der Bergschule Aachen
2. der Medien des Bergbaumuseumsvereins (Ergänzungsbestand)

Wie kann der historische Bestand der Bergschule Aachen so erfasst werden kann, dass er gut im Internet recherchiert werden kann? Welche Software ist dafür sowohl geeignet als auch für den Verein leistbar, d.h.

• Geeignet aus bibliothekarischer und / oder archivalischer Sicht.
• Finanzierbar (Beschaffungskosten angemessen, aber möglichst gering).
• Bedienbar, auch für bibliothekarisch unerfahrene Laien.
• Administrierbar ohne Bibliotheks-EDVler.
• Keine Sackgasse, d.h. die Daten können ggf. in anderen Programmen weiter verwendet werden.
• Schnell erfolgreich, d.h. Online recherchierbar (Einen schnellen Kundennutzen zu realisieren ist wichtiger, als die Einhaltung von fachlichen Regeln).

Die Wahl zur Erfassung der Bibliothek fiel auf das Bibliotheksverwaltungsprogramm BVS der Fa. IBTC. Programm und Herstellerfirma sind dem Autor gut bekannt als innovativ und solide; nachvollziehbare Wünsche werden in der Regel schnell eingepflegt. Ein Anwenderforum bringt Hilfe, ein WIKI dokumentiert Programm und Arbeitsweisen. Und viele ehrenamtlich arbeitende Büchereien in der Nachbarschaft nutzen dieses Programm.

Nahezu unschlagbar ist die Kombination von BVS als Verwaltungsprogramm mit dem Interntkatalog BVSeOPAC. Hiermit werden die Erfolge der Erfassung schnell sichtbar und Fehler leichter überprüfbar.

Da BVS die Daten entsprechend nach MAB/MARC exportieren kann, könnten diese bei Bedarf in andere Programme importiert werden.

Eine Herausforderung bleibt dabei: wie kann der Bestand in Verbundkataloge wie Digibib NRW oder die Deutsche Digiatale Bibliothek eingebunden werden? Nur so kann auf Dauer vermieden werden, dass die gewählte Lösung eine Insel bleibt.