Datenbanklösungen

Warum sind Datenbanken die Lösung zum Dokumentieren einer "gemischten" Medien- und Materialsammlung?

In einer Datenbank kann ich die wichtigsten Metadaten eines Werks, egal ob analog oder digital festhalten. Bei allen Details und Unterschieden im einzelnen sind da viel mehr Informationen zu verwalten als über das Ordner- und Dateisystem abbildbar sind. Dies betrifft vor allem zusätzliche Informationen:

• "Markierungen" wie Schlagworte, Kategorien oder Sammlungen, Gruppen
• Urheber(recht) oder Sperrvermerke; Erlaubnisse bei Personen auf Fotos
• Herkunft (Schenker, Onlineadresse, ...)
• unterschiedliche Versions- und Bearbeitungszustände (Originale, bearbeitet, verwendet für ...,)
• Beiträge in: Sammelwerken, Zeitschriftenjahrgängen
• Standort: in meinem Regal, auf meiner Festplatte, in meiner Stadtbibliothek oder im Kommunalarchiv, ...
• ...

Je mehr dieser Informationen vorliegen, desto zielgerichteter kann gesucht werden. Es geht ja darum, Trefferlisten klein zu halten.

Was ist der wesentliche Unterschied bei diesen Mediendatenbanken?

• Je mehr unterschiedliche Medienarten verwaltet werden, umso komplexer wird die Datenbank, da sie mehr Datenfelder.
• Die Anforderung an die Leistungsfähigkeit steigt,
• • je mehr Daten insgesamt zu verwalten sind,
  • je mehr Daten zu einem Medientyp zu verwalten sind,
  • wenn die digitale Datei zusätzlich oder alleine direkt in der Datenbank gespeichert wird,
  • wenn die Daten nicht nur an einem Einzelarbeitsplatz, sondern Online bearbeitet werden sollen,
  • wenn die Daten nicht nur lokal, sondern in der Cloud gespeichert werden sollen,
  • wenn damit automatisiert Onlinekataloge aktuell gehalten werden können,
  • ... .

Welchen Output liefert mir die Datenbank?

Auch hier gibt es große Unterschiede:

• Wie sehen das Suchergebnisse aus?
• • Was kann ich sehen? nur Text, ein Vorschaubild?
• Was kann ich wie exportieren? In welcher Qualität?
• usw.

Zwei Programme sind uns privat bekannt, sie werden sogar als (Not)Lösung in Geschichtsvereinen eingesetzt:

• Lightroom zur Verwaltung digitaler Bilddateien. Die Dateien liegen mit allen Zusatzinformationen in der internen Datenbank
• Citavi als Literaturverwaltung für die wissenschaftliche Arbeit; hier liegen die Dateien lokal oder in der Cloud in Projektordnern oder in der "normalen" Ordnerstruktur, also außerhalb der Datenbank; die Dateien sind mit den Zusatzinformationen "nur" verknüpft.

Für den Heimatverein geht es evt. um andere Programme.